司法書士・行政書士事務所TAIリーガルハーモニー > 記事 > 定款には何を記載する？作成から変更の手続、紛失したときの対応など
会社にとって定款は非常に重要な存在です。会社設立時には作成が必須ですし、その後内容を変更する際も厳格な手続によらなければいけません。
なお、記載すべき事項については会社の種類によっても異なります。当記事では株式会社と合同会社に焦点を当て、それぞれの記載事項を紹介していきます。また、作成や変更をしたいとき、定款を紛失してしまったときなどの対応についても解説します。
定款は規則の中でも最重要の根本原則です。単なる社内規程とは異なり、会社そのものの基本情報などを決定づける存在で、会社の種類や機関設計なども定款により確定されます。
そのため各社任意に作成するものではなく、「作成しなければならない」と法律上定められています。定款がない状態で会社を立ち上げることはできないのです。
これは株式会社であっても合同会社であっても、その他の会社であっても同様です。それも作成には厳格な手続が求められており、会社代表者であっても独断でその内容を決めたり変更したりすることはできません。
定款の作成は会社にとって必須ですが、最低限の事項を問題なく記載できていれば定款として有効に成立します。この最低限の事項、絶対に記載しなければならない事項を「絶対的記載事項」と呼びます。
会社設立時（発起設立）の定款の絶対的記載事項は下記のとおりです。
目的 | 会社の事業内容のこと。 |
|---|---|
商号 | 社名のこと。 |
本店の所在地 | 事業の中心地となる場所のこと。 |
設立に際して出資される財産の | 設立後の資本金又は資本準備金の金額にあたる。 |
発起人の氏名 | 発起人とは、設立時の定款を作成し、出資をする者（自然人又は法人）のこと。 |
発行可能株式総数 | 会社が発行することができる株式の上限のこと。 公開会社（株式の譲渡が自由な会社）においては、設立時発行株式の4倍を超えることができない。 |
これら以外にも「相対的記載事項」と「任意的記載事項」があります。
《相対的記載事項：定款に記載しなければ効力が生じない事項》
《任意的記載事項：定款への記載でなくとも効力が生じる事項》
次に、合同会社における定款の記載事項について説明していきます。まずは絶対的記載事項についてです。
目的 | 会社の事業内容のこと。 |
|---|---|
商号 | 社名のこと。 |
本店の所在地 | 事業の中心地となる場所のこと。 |
社員の出資の目的及び | 出資の対象やその金額などを記載する。 |
社員の氏名又は | 社員は、出資をして会社の運営に直接携わる。 |
社員全員が有限責任社員である旨 | 「有限責任社員 〇〇（社員の氏名）」などと記載して有限責任であることを示す。 |
株式会社の株主と同じく合同会社も社員のすべてが有限責任であり、定款でそのことを明記する必要があります。無限責任社員と有限責任社員が混在すると「合資会社」となり、無限責任社員しかいない場合は「合名会社」として成立します。
次に、合同会社における相対的記載事項と任意的記載事項についてもいくつか例を挙げます。
《相対的記載事項》
《任意的記載事項》
定款を使えば、社員に有利なルールを設けたり規制をかけたりすることができます。特に合同会社においては比較的自由に定款をカスタマイズすることが可能となっています。
会社設立時の定款作成手続、その後変更を加えるときの手続、そして定款を紛失してしまったときの対応について以下で説明していきます。
定款を作成するとき、株式会社も合同会社もまずはそれぞれの絶対的記載事項を考えなくてはなりません。そして定款の内容については全員の合意が必要です。
株式会社であれば「発起人」、合同会社であれば「社員になろうとする者」が作成し、その全員による署名または記名押印が求められます。
また、印紙税法の規定により､紙で作った設立時定款（原始定款という）には4万円の収入印紙を貼付しなければなりませんが、電子定款の場合には印紙税法の適用はありません。
なお、株式会社に限っては公証人による定款の「認証」も必須です。法律に則り適式に定款が作成されたことをチェックしてもらうのです。認証は公証役場で行いますので、事前に連絡を取っておき、約束の日時にて認証を受けましょう。その際、資本金の額に応じて3万円～5万円の手数料を支払います。
会社設立後、定款の内容を変更する必要が生じることもあるかもしれません。
このとき株式会社では株主総会を開催して「特別決議」による承認を受けなくてはなりません。過半数の賛成だけでは不十分で、①株主の議決権の過半数の出席、②出席した株主の議決権の2/3以上による賛成、の2点が必要です。
合同会社においては「社員全員の同意」が必要です。しかしながら、あらかじめ定款で「定款変更の条件」を定めていたときはその条件に従って変更することができます。
定款は会社設立時だけでなく、その後様々な場面で提出が求められることがあります。そのため大事に保管しなければならないのですが、紛失してしまうこともあるでしょう。
このような場合、株式会社であれば公証役場にも原本が保管されていますので、これを発行してもらうことで対処できます。ただし公証役場にあるのは変更が一切加えられていない原始定款ですので、現行の定款と一致していない可能性があります。
そこで合同会社や原始定款と現行の定款が一致していない株式会社は、定款を再度作成する必要があります。多くの場合は自社にデータが残っていると思われます。そのデータを用いて再度定款の作成を行いましょう。このとき、公証人や法務局の関与は不要です。
自社にデータが残っていないときでも、法務局に閲覧請求を行い確認できることがあります（登記申請に際して定款を提出していた場合）。また、過去に定款作成等を依頼した司法書士や行政書士が定款のデータを保管してあるケースもあります。
データも残っておらず、何も手がかりがない場合は、改めて株主総会を開き、定款変更決議を行えばそれでOKです。この際、登記事項との齟齬が生じないように注意する必要があります。